Emlak Portföy Yönetimi ve Dijital Pazarlama: 2026 Saha Rehberi

Portföyü yetkilendirme sözleşmesiyle kayda almaktan ilan metnine, fotoğraftan CRM alanlarına ve takip ritmine kadar emlak ofisinin dijital düzenini kuran adım adım rehber. Seviye 5–Seviye 4 ayrımı, iki ayrı muafiyet ve hizmet bedeli tavanı madde numaralarıyla.

2026-08-15 · Brodemy Editör Ekibi · 12 dk okuma

Editöryel inceleme: Dr. Ali Şimşek · Dr. Erkan Erhan · Dr. Mehmet Ali Kırkpınar

Emlak portföy yönetimi, kısaca şudur: her taşınmazı yazılı bir yetkilendirme sözleşmesiyle kayda almak, tek bir dijital kayıtta (CRM) toplamak, ilan ve görselleri o kayıttan üretmek ve her portföye takvimlenmiş bir takip ritmi bağlamak. Dijital pazarlama ise bu düzenin görünen yüzüdür; düzen yoksa ilan bütçesi de sosyal medya da sonuç üretmez. Bu rehber, bir emlak ofisinin portföy-ilan-CRM-takip döngüsünü sıfırdan nasıl kuracağını, hangi mevzuat sınırları içinde kalacağını ve neyi ölçeceğini adım adım anlatır.

1. Portföyün hukuki zemini: kayıt, yetkilendirme ve yetki belgesi

Portföy yönetimi bir Excel alışkanlığı değil, önce bir uyum meselesidir. Taşınmaz Ticareti Hakkında Yönetmelik md. 5/1 uyarınca taşınmaz ticareti, yetki belgesine sahip işletme ve sözleşmeli işletmeler tarafından yapılır. Yetki belgesi, işletmenin bulunduğu yerdeki ticaret il müdürlüğü tarafından Taşınmaz Ticareti Bilgi Sistemi (TTBS) üzerinden verilir, yenilenir ve iptal edilir (md. 5/2); başvuru da şartların taşındığını gösteren belgelerle birlikte aynı sistem üzerinden yapılır (md. 7/1) ve şartları taşıdığı anlaşılan işletmelere başvuru tarihinden itibaren on gün içinde belge düzenlenir (md. 7/3). Md. 5/5'e göre yetki belgesi her bir işletme ve sözleşmeli işletme için ayrı ayrı düzenlenir ve devredilemez; yani ikinci bir işletme açtığınızda kayıt düzeniniz de ikiye ayrılır.

Belge tarafında en çok karıştırılan konu şudur: Yönetmelik md. 6/1-(ç) uyarınca işletmeye yetki belgesi verilebilmesi için sorumlu emlak danışmanlarından en az birinin Seviye 5 (17UY0333-5) mesleki yeterlilik belgesine sahip olması aranır. İşletmede veya sözleşmeli işletmede iş sözleşmesiyle çalışan pazarlama ve satış personeli ise md. 4/1-(c) kapsamında "emlak danışmanı" olarak tanımlanır ve md. 10/1'e göre bu kişilerden aranan yeterlilik Seviye 4'tür (17UY0332-4). Sorumlu emlak danışmanı ise gerçek kişi tacir ile esnaf ve sanatkârın kendisini, ticaret şirketleri ve diğer tüzel kişi tacirler ile şubelerde taşınmaz ticareti faaliyetlerini yürüten yetkili temsilcileri ifade eder. Portföy sisteminizi kurarken personel kartlarına bu ayrımı da işleyin: kim sorumlu emlak danışmanı, kim iş sözleşmesiyle çalışan danışman, hangisinin belgesi hangi tarihte doluyor.

Karıştırılan iki ayrı muafiyet: md. 10/2 ile md. 6/2

Sahadaki ikinci büyük karışıklık "okul mezunuyum, belge almama gerek yok" cümlesinden çıkar. Yönetmelik'te birbirine benzeyen ama farklı şeyleri kaldıran iki muafiyet vardır. Md. 10/2, mesleki yeterlilik BELGESİ şartını kaldırır ve sorumlu emlak danışmanları için yalnızca yükseköğretim kurumlarının taşınmaz ticareti ile ilgili alanlarından mezuniyeti kabul eder; emlak danışmanları için ortaöğretim veya yükseköğretimin ilgili alanlarından mezuniyet yeterlidir. Md. 6/2 ise belgeyle değil, yetki belgesi başvurusundaki eğitim ve deneyim şartlarıyla ilgilidir. Pratik sonuç nettir: meslek lisesinin Emlak veya Emlak Komisyonculuğu alanından mezun olmak Seviye 5 belgesinden muafiyet sağlamaz.

İki muafiyet, iki farklı sonuç
MuafiyetDayanakKimin içinNeyi kaldırır
Belge muafiyeti — sorumlu emlak danışmanımd. 10/2Yükseköğretimin taşınmaz ticaretiyle ilgili alanından mezun olanlarSeviye 5 mesleki yeterlilik belgesi şartını
Belge muafiyeti — emlak danışmanımd. 10/2Ortaöğretim veya yükseköğretimin ilgili alanından mezun olanlarSeviye 4 mesleki yeterlilik belgesi şartını
Eğitim ve deneyim muafiyetimd. 6/2Ortaöğretim veya yükseköğretimin ilgili alanından mezun sorumlu emlak danışmanları100 saatlik eğitim (md. 6/1-d-5) ve mesleki deneyim (md. 6/1-d-6) şartını — belge şartını kaldırmaz
Muafiyet sağlayan alanların listesimd. 6/4 ve md. 10/3HerkesHiçbiri; hangi öğretim alanlarının "ilgili alan" sayıldığı Bakanlıkça belirlenir, güncel listeden teyit edilmelidir

Portföyü kayda alırken ikinci kural: taşınmaz sahibiyle yazılı yetkilendirme sözleşmesi yapmadan ilan yayımlamayın. Bu bir nezaket kuralı değil; md. 15/1'e göre taşınmaz ticaretine yönelik hizmetler iş sahibiyle yazılı şekilde yapılan yetkilendirme sözleşmesine dayanılarak verilir ve md. 14/2-(j) uyarınca alım satım, pazarlama veya kiralamaya yetkili olunmayan taşınmaza ilan verilemez. İlan platformları da md. 12/2-(ç) kapsamında, ilanı veren üyenin taşınmaz sahibi tarafından yetkilendirildiğini yayımdan önce doğrulamakla yükümlüdür. Sahadaki en yaygın kayıp da buradan çıkar; aynı daireyi üç ofisin farklı fiyatlarla ilan etmesi hem fiyat algısını bozar hem de müşteri güvenini düşürür.

2. İlan kalitesi: alan alan doldurulan ilan, yazılan ilandan iyidir

İlan portallarında sıralama ve tıklanma, büyük ölçüde ilanın "eksiksizliği" ile ilgilidir. Boş bırakılan her yapılandırılmış alan, hem portalın filtrelerinde görünmemenize hem de arama motorlarında ve yapay zekâ destekli arama sonuçlarında bulunamamanıza yol açar. Aşağıdaki tabloyu bir kontrol listesi gibi kullanın: her portföy yayına çıkmadan önce bu alanların tamamı dolu olmalı.

İlan kalite kontrol listesi
AlanNeden önemliPratik kural
BaşlıkTıklanma oranını doğrudan etkilerKonum + tip + en güçlü tek özellik; büyük harf ve ünlem yok
Net/brüt m²Filtrelerde görünürlükİkisini de ayrı ayrı gir, tahmin etme
Kat / bina yaşı / ısıtmaEn çok kullanılan filtrelerBoş bırakılan alan = o filtrede yoksun
Aidat ve dahil hizmetlerTalebi kaliteli hale getirirYazılmayan aidat, görüşmede itiraz olarak geri döner
Krediye uygunluk / tapu durumuEleme kriteriKat mülkiyeti mi kat irtifakı mı, açıkça yaz
Konum açıklamasıYerel aramalarda bulunurlukMahalle + yürüme mesafesindeki 3 referans nokta
Yetki belgesi numarası ve işletme adıMevzuat gereği (md. 14/2-i)İlan şablonunda sabit alan olsun; yetki belgesindeki işletme adı/unvanı ile birebir aynı yazılsın
Konum künyesi ve enerji kimlik bilgisiMevzuat gereği (md. 14/2-i)Adres hariç il, ilçe, mahalle, ada ve parsel bilgisi ile varsa enerji kimlik bilgisi kolay okunabilir şekilde yer alır
Metin gövdesiDönüşümİlk 2 satırda en güçlü 2 fayda; 150-250 kelime yeterli

Metin yazarken üç şeyden kaçının: doğrulanamayan iddialar ("yatırıma en uygun"), kopyala-yapıştır şablonlar (aynı metnin 40 ilanda dönmesi kaliteyi düşürür) ve gerçeği süsleyen ifadeler. Yönetmelik md. 14/2-(b) taşınmaz ticaretiyle iştigal edenlerin yanıltıcı bilgi veremeyeceğini, md. 14/2-(ç) ise tercihleri etkileyecek bilgilerin gizlenemeyeceğini açıkça yazar; aykırılık halinde Bakanlıkça idari para cezası uygulanır (md. 22/4). Bunun yerine ölçülebilir ayrıntı yazın: "metroya 600 m", "güney-batı cephe", "2023'te komple tesisat yenilendi". Bir de çoğu ofisin unuttuğu kural: taşınmaz satıldığında, kiralandığında ya da yetkilendirme sözleşmesi feshedildiğinde veya süresi dolduğunda, bu tarihi izleyen üç gün içinde ilan faaliyetine son verilir (md. 14/2-h). Bunu CRM'de otomatik görev haline getirin.

3. Fotoğraf ve görsel: portföyün en ucuz kaldıracı

Aynı daire için iyi ve kötü fotoğraf arasındaki fark, ilan bütçesini ikiye katlamaktan daha büyük bir etkidir. Telefon kamerası yeterlidir; disiplin gerekir. Standart bir çekim protokolü yazın ve her danışman aynı sırayla uygulasın.

4. CRM kullanımı: hangi veriyi, kim, ne zaman girer

CRM tartışması genelde "hangi yazılım" sorusuyla başlar; oysa sonucu belirleyen soru "hangi alanlar zorunlu" ve "veri kim tarafından, ne zaman girilir" sorularıdır. Ofisinizde CRM'i çalıştıran kural şudur: telefon kapandıktan sonraki 5 dakika içinde kayıt açılmamışsa o görüşme olmamış sayılır. Yazılım seçerken de özellik listesine değil şu dört ölçüte bakın: veri dışa aktarma (kendi verinizi CSV olarak alabiliyor musunuz), kullanıcı başına maliyetin danışman sayısı arttıkça nasıl değiştiği, mobil kullanımın gerçekten çalışıp çalışmadığı ve KVKK açısından verinin nerede işlendiği.

5. Portföy takibi: 7-14-30 ritmi ve fiyat gerçeği

Portföyün en pahalı hâli, ilanda durup hiçbir şey olmayanıdır. Her portföy için sabit bir takip ritmi kurun ve mal sahibine bu ritmi ilk gün anlatın; beklenti yönetimi böyle yapılır. Aşağıdaki gün aralıkları mevzuattan gelmez, saha pratiğinden gelen bir öneridir; ofisinizin portföy hacmine göre uyarlayın.

Portföy takip ritmi (saha pratiği önerisi)
ZamanYapılacak işMal sahibine rapor
0-3. günÇekim, ilan yayını, mevcut talep havuzuyla eşleştirmeYayın linki ve ilk eşleşme sayısı
7. günGörüntülenme / mesaj / randevu sayılarının okunmasıYazılı kısa rapor: kaç görüntülenme, kaç randevu
14. günRandevu var ama teklif yoksa sunum ve fotoğraf revizyonuİtiraz başlıklarının özeti
30. günGörüntülenme düşükse fiyat ve konumlandırma görüşmesiBölgedeki karşılaştırmalı satış verisi
45-60. günYetki süresinin gözden geçirilmesi, strateji değişikliğiDevam / güncelleme / çekilme kararı

Teşhis basittir: görüntülenme düşükse sorun ilanın kendisindedir (başlık, fotoğraf, eksik alanlar). Görüntülenme yüksek ama randevu yoksa sorun fiyat konumlandırmasındadır. Randevu çok ama teklif yoksa sorun ya sunumda ya da taşınmazın gerçek durumu ile ilan arasındaki farktadır. Bu üç cümle, ofis içi haftalık toplantınızın gündemi olabilir. Sözleşme süresi dolan portföylerde ilanı üç günlük kuralı unutmadan kapatın; yenileme kararını da yazılı olarak alın.

6. Sosyal medya ve yerel görünürlük

Emlakta sosyal medyanın işi ilan dağıtmak değil, güven inşa etmektir. Alıcı ilanı portalda bulur; danışmanı ise sosyal medyada tartar. Bu yüzden içeriklerin çoğunluğu portföy değil, bölge ve süreç anlatımı olmalıdır. Haftalık üretilebilir ve tükenmeyen bir şablon: bir portföy gezinti videosu, bir bölge bilgisi (okul, ulaşım, yeni proje, aidat ortalaması), bir süreç anlatımı (tapu randevusu nasıl alınır, kredi ekspertizi ne kadar sürer), bir de müşteri deneyimi. Video çekmek istemeyen danışman için en verimli format, fotoğraf üzerine metin koyan sade kart görselleridir. Sosyal medyada da paylaştığınız portföy içerikleri ilan sayılabileceği için yetki belgesi numarası ve yetkilendirme sözleşmesi kuralını orada da uygulayın.

Yerel görünürlük tarafında haritalarda çıkan işletme profilinizi ihmal etmeyin: doğru kategori, gerçek çalışma saatleri, düzenli yüklenen ofis ve portföy fotoğrafları, gelen sorulara 24 saat içinde yanıt. "Bölge adı + 3+1 kiralık" gibi aramalarda ofisinizin haritada görünmesi, çoğu ofis için ödenmiş reklamdan daha ucuz bir kanaldır. Web sitesi tarafında ise mahalle bazlı bilgi sayfaları (bölge rehberi, ortalama aidat, ulaşım) ilan sayfalarından daha uzun ömürlü trafik üretir. Bir hatırlatma: md. 14/1 uyarınca taşınmaz ticareti yapılan iş yeri ikamet amacıyla kullanılamaz ve bu iş yerinde başka bir ticari faaliyette bulunulamaz; profilinizde ikinci bir işkolunu tanıtmayın.

7. KVKK, İYS ve hizmet bedeli sınırı

Dijital pazarlama, veri toplamak demektir; bu da kişisel verilerin korunması yükümlülüklerini doğurur. Topladığınız her telefon numarası için aydınlatma metnini görüşme anında sunun, açık rızayı ayrı bir kutucukla alın, verinin ne kadar süre saklanacağını yazın. Toplu SMS veya e-posta gönderiyorsanız ticari elektronik ileti onaylarının İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmesi gerekir; onayı kayıtlı olmayan numaraya ticari ileti göndermek idari para cezası riski taşır. Uygulamada en sağlıklı yöntem, CRM'deki izin alanı boş olan kayıtları toplu gönderim listelerinden otomatik olarak dışarıda bırakan bir filtre kurmaktır. Kendi gönderim hacminiz ve kayıt yükümlülüğünüzün ayrıntıları için İYS'nin güncel rehberini esas alın.

Md. 20 yalnızca tavanı koymaz, tahsil düzenini de kurar. Aracılık hizmetiyle birlikte 13'üncü maddedeki diğer hizmetler de verilirse, ayrı yetkilendirme sözleşmesi düzenlenmiş olsa dahi sadece bir hizmet bedeli alınabilir ve bu bedel yine aynı tavanları aşamaz (md. 20/3). Aynı taşınmaz için hem alıcı hem satıcıyla, kiralamada hem kiracı hem kiralayanla ayrı ayrı yetkilendirme sözleşmesi yapılmışsa da tek hizmet bedeli alınır (md. 20/6). Belirlenen bedel, aracılık sözleşmelerinde aksi kararlaştırılmadıkça taraflar arasında eşit paylaşılarak ödenir (md. 20/5). Hizmet bedeline hak kazanma anı sözleşmenin imzalanması değil, yetkilendirme sözleşmesine konu hizmetin verilmesidir (md. 20/4). Bu dört fıkrayı fiyat konuşmasının başında açıkça anlatan ofis, kapanışta pazarlık değil onay alır.

8. Ne ölçülmeli: altı sayı yeter

Emlak ofislerinde raporlama ya hiç yoktur ya da kimsenin okumadığı 30 satırlık bir tablodur. Altı sayı, karar vermek için fazlasıyla yeterlidir ve her biri CRM'den hesaplanabilir.

Aylık ölçüm paneli
MetrikNasıl hesaplanırNe söyler
Yeni portföy sayısıAy içinde yetkilendirme sözleşmesi imzalanan taşınmazBüyüme hızı
İlan başına randevuRandevu sayısı / yayındaki ilan sayısıİlan ve fotoğraf kalitesi
Kanal başına talepKaynak etiketine göre gruplamaBütçenin nereye gideceği
İlk yanıt süresiTalebin geldiği an ile ilk arama arasındaki dakikaDönüşümü en çok etkileyen tek değişken
Ortalama satış süresiYayın tarihi ile sözleşme tarihi arası günFiyatlama isabeti
Tavsiye oranıTavsiyeyle gelen müşteri / toplam müşteriHizmet kalitesinin gecikmeli göstergesi

9. Otuz günde uygulama planı

Sık sorulan sorular

Portföy yönetimi için mutlaka ücretli bir CRM gerekir mi?

Hayır. Tek kişilik bir ofis, disiplinli kullanılan bir tabloyla da yürütülebilir. Kritik olan yazılım değil, üç kuraldır: her kaydın tarihli bir sonraki adımı olması, izin bilgisinin ayrı bir alanda tutulması ve verinin dışa aktarılabilir olması. Buna bir de mevzuattan gelen dördüncüsü eklenir: her yetkilendirme sözleşmesi için dosya açmak ve belgeleri en az beş yıl saklamak (md. 14/2-k). Danışman sayısı üçü geçtiğinde ise ortak bir sistem kaçınılmaz hâle gelir, çünkü aynı müşteriyi iki danışmanın araması güveni bitirir.

Belge almadan portföy toplayıp ilan verebilir miyim?

Taşınmaz ticareti yetki belgesine tabidir (md. 5/1) ve işletmeye yetki belgesi verilebilmesi için sorumlu emlak danışmanlarından en az birinin Seviye 5 belgesine sahip olması aranır (md. 6/1-ç). İşletmede iş sözleşmesiyle çalışan pazarlama ve satış personeli için ise Seviye 4 yeterliliği söz konusudur (md. 4/1-c ve md. 10/1). Ayrıca yetkili olmadığınız taşınmaza ilan veremezsiniz (md. 14/2-j); ilan platformları da yetki belgesi olmayan işletmeleri üye yapmamak ve yetkilendirmeyi doğrulamakla yükümlüdür (md. 12/2-b, ç). Kendi durumunuzun hangi tanıma girdiğini netleştirmek için Sorumlu Emlak Danışmanı belgesi rehberimizi ve Emlak Danışmanı (Seviye 4) sayfamızı karşılaştırmalı okumanız faydalı olur.

Sınava girmek için tecrübe veya diploma şartı var mı?

17UY0333-5 ve 17UY0332-4 ulusal yeterliliklerinde sınava giriş için ön koşul tanımlanmamıştır; yani MYK sınavına girmek için diploma veya tecrübe şartı aranmaz. Ancak sınav şartı ile yetki belgesi şartı farklıdır. Sorumlu emlak danışmanı olabilmek için md. 6/1-(d) uyarınca on sekiz yaşını doldurmuş ve asgari ilköğretim mezunu olmak (alt bent 2), Milli Eğitim Bakanlığı, üniversiteler veya MEB'ce yetkilendirilen kurum ve kuruluşlarca taşınmaz ticareti konusunda verilen en az yüz saatlik eğitimde başarılı olmak (alt bent 5) ve başvuru tarihinden önceki son beş yıl içinde ön lisans, lisans ve lisansüstü mezunları için en az altı ay, diğerleri için en az on iki ay emlak danışmanlığı veya sorumlu emlak danışmanlığı yapmış olmak (alt bent 6) gerekir. Md. 6/2 uyarınca ortaöğretim veya yükseköğretimin taşınmaz ticaretiyle ilgili alanlarından mezun olanlarda bu eğitim ve deneyim şartları aranmaz — ama bu, belge muafiyeti değildir.

Seviye 5 sınavı nasıl yapılır, belge ne kadar geçerli?

17UY0333-5 sınavı A1 (İş Sağlığı ve Güvenliği, Çevre ve Kalite; yalnız teorik), A2 (Pazarlama Stratejisi ve İş Organizasyonu) ve A3 (Emlak Satış/Kiralama Süreçleri) birimlerinden oluşur. Her birimden ayrı ayrı 100 üzerinden 70 baraj puanı gerekir; birinden geçip diğerinden kalmak mümkündür. Belge beş yıl, birim başarısı iki yıl geçerlidir; bu iki yıl içinde kalan birimi tamamlayanlar sınavın tamamını tekrarlamaz. Birim bazlı durumunuzu görmek için emlak araçları sayfamızdaki birim barajı hesaplayıcısını kullanabilirsiniz.

Seviye 4 belgem var, Seviye 5'e otomatik geçebilir miyim?

Hayır; ikisi ayrı ulusal yeterliliklerdir ve aralarında ön koşul ya da otomatik geçiş yoktur. Seviye 5 için ayrıca sınava girilir. Tersi yönde ise bir istisna vardır: 31.03.2021 tarihinden önce Seviye 5 mesleki yeterlilik belgesi almış emlak danışmanlarından, bu belgeleri ilgili mevzuatı kapsamında iptal edilmediği sürece ayrıca Seviye 4 belgesi aranmaz (Geçici md. 1/7).

Taşınmaz satıldı, ilanı ne zaman kaldırmam gerekir?

Taşınmazın satılması veya kiralanması, satış ya da kiralamadan vazgeçilmesi, yetkilendirme sözleşmesinin feshedilmesi veya süresinin sona ermesi durumunda, bu durumun gerçekleştiği tarihi izleyen üç gün içinde ilan faaliyetine son verilir (md. 14/2-h). İnternette ilan veren işletmeler bu kurala ayrıca md. 12/1 kapsamında da tabidir. Uygulamada en kolay çözüm, CRM'de "durum değişti" işaretlendiği anda üç günlük bir kapatma görevinin otomatik açılmasıdır.

Özetle: portföy yönetimi ve dijital pazarlama ayrı iki iş değil, aynı sistemin iki ucudur. Sözleşmeyle kayda alınmamış portföy yayınlanmaz; CRM'e girilmemiş görüşme yoktur; tarihli görevi olmayan kayıt takip edilmez; ölçülmeyen kanal büyütülmez. Bu dört cümleyi ofis kuralı hâline getiren bir işletme, aynı bütçeyle belirgin biçimde daha fazla sonuç üretir. Belge tarafında ise sorumlu emlak danışmanı (Seviye 5) ile emlak danışmanı (Seviye 4) ayrımını ve iki farklı muafiyeti (md. 10/2 belge, md. 6/2 eğitim-deneyim) doğru kurmak, hem yetki belgesi sürecinizi hem de personel planınızı baştan doğru yapmanızı sağlar. Buradaki madde numaraları yayın tarihindeki yürürlükteki metne dayanır; başvuru öncesinde Yönetmelik'in Resmî Gazete'deki güncel hâlini ve Ticaret Bakanlığı duyurularını teyit edin. Brodemy, MYK belgesi süreçlerinde TÜRKAK akredite yetkili belgelendirme kuruluşlarına yönlendirme yapar; belge düzenleme yetkisi bu kuruluşlara aittir.